Dicas para usar o Google Docs de maneira eficiente

A suite online de documentos do Google vai muito além de salvar, editar e compartilhar documentos. Confira do que ela é capaz.

Praticamente todas as empresas precisam de serviços básicos, tais como provedores de e-mail e de caixas de entrada, compartilhamento de arquivos e de editores de textos. O jeito que esses serviços são implementados variam dramaticamente. Escolha errado o provedor desses serviços, aproveite e incendeie dinheiro e desperdice tempo.

Há como contornar a necessidade de boa parte dessas despesas usando o Google Apps for Businesses, um serviço diretamente do ambiente das nuvens que pode acelerar o ritmo na empresa, pois tudo que precisa é acessível a partir de dispositivos móveis.

Existem algumas diferenças entre as soluções oferecidas pelo Google e aquelas no portfólio de outras companhias. Neste artigo vamos revelar algumas dicas de como tirar proveito de maneira otimizada dos serviços disponíveis na plataforma Google Apps for Businesses.


Googe Apps Collaboration Tools

Adicionalmente à gestão dos e-mails, o Google Apps auxilia as pessoas de uma mesma empresa na construção de arquivos e geração de conteúdo. Apesar de todo o conteúdo estar armazenado na nuvem, o Google mantém a segurança dos arquivos bastante robusta.

A agenda oferecida pelo Google Calendar é útil quando se trata de repartir compromissos com mais participantes. A versão disponível para empresas é semelhante ao serviço gratuito, mas tem itens voltados para funcionários. Uma das opções oferecidas é compartilhar a agenda do dia, para informar aos outros participantes a que horas você estaria disponível para uma reunião. O Calendar envia convites para reuniões e se atualiza à medida que outras pessoas confirmam a presença no evento.

O Google Docs edita, de maneira elementar, arquivos criados em suítes de edição de textos, como .doc (Word), .ppt (PowerPoint) e Excel (.xls). O conteúdo desses arquivos pode ser editado por várias pessoas ao mesmo tempo e permite que cada usuário faça a as alterações sem sobrescrever mudanças efetuadas por outros usuários (o que poderia ocorrer se a cada alteração os usuários baixassem e subissem os arquivos). O recurso pode ser usado como mural de avisos em empresas; nele podem ser exibidas políticas da companhia e ser anunciados eventos da empresa. Também existe a opção de salvar documentos e arquivos de todo tipo em uma pasta virtual no Google Docs.

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Na versão Premier Edition, o Google Groups age como central colaborativa entre grupos. Ele permite o envio de conteúdo para determinados agrupamentos de usuários, uma opção para informar ao departamento de vendas sobre oportunidades de fechar negócios, sem informar ao pessoal da manutenção o mesmo recado. Cada vez que um novo integrante entra para determinado grupo, ele tem acesso ao histórico e pode visualizar o que aconteceu antes de se unir ao grupo.

Outro serviço disponível apenas na versão Premier é o Google Video. Equivale a uma versão privada do YouTube para a empresa. Serve para publicar vídeos para fins de treinamento ou outras finalidades dentro de um círculo fechado de usuários. Também é possível hospedar vídeos públicos, o que elimina a necessidade de assinar outros serviços ou listas.

O Gmail no ambiente corporativo

A principal vantagem entre as versões gratuitas do Google e das suítes pagas, é perceptível no serviço de e-mail, o Gmail. Em vez de ter sua conta associada ao domínio Gmail, e ao enedreço ser seunome@gmail.com, você pode dispor de um domínio personalizado, o que faz uma diferença enorme na divulgação de sua marca. O Google oferece a opção de registro de domínio ao custo de 10 dólares anuais e o configura automaticamente.

Talvez os 7,4 GB de espaço para aguardar arquivos seja suficiente para pequenas e médias empresas. Disponível sem custo e configurável para até 50 contas de email distintas, cada conta de e-mail pode enviar mensagens para 500 endereços diferentes por dia. A não ser que sua empresa mantenha uma base de contatos muito ampla, estes limites devem suprir a necessidade que tem em serviços dessa natureza. Ocorre que, da mesma forma que acontece na versão pública, a interface desses serviços inclui publicidade, mais um motivo para fazer um upgrade na conta do Google Docs e optar pela versão paga. Nela, você poderá eliminar a opção de exibição de publicidade. Basta fazer login como administrador da conta, escolher a opção de gerenciar o domínio, localizado no topo da página e desabilitar a exibição de publicidade em seu domínio. Salve as alterações e saia da interface. Sim, era de se esperar que os pagantes do serviços não tivessem de realizar essa modificação.

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O custo da versão Premier é de 50 dólares por ano e por usuário. Nessa modalidade, cada usuário pode enviar até 2 mil e-mails por dia para endereços diferentes e o espaço de armazenamento aumenta para 25 GB.

Siga as dicas de negócios

O que será que aconteceu com aquele e-mail superimportante que você enviou, mas errou o recipiente ao digitar o endereço do mesmo? Para dar conta dessa fatalidade, você pode criara apelidos para contatos de e-mail com endereços complicados. Faz assim: entra no sistema de gerenciamento da conta de e-mail e clique em “e-mail”. Encontre o nome do destinatário na relação de contatos e edite as informações. Você poderá criar um apelido para o contato, algo que seja difícil de digitar de forma errada.

Outras mensagens enviadas com endereços digitados de maneira errada devem ir parar na pasta de lixo eletrônico, mas mesmo aí, você pode fazer alterações. Acesse as configurações do serviços e selecione a opção de e-mail. Desça até a seção de e-mail routing e marque a opção de “Route” para capturar todos os endereços, insira o seu nome, salve as alterações e pronto.

Com base no Google Groups é possível gerir a comunicação interna, mas ele também pode ser usado para receber mensagens de qualquer outro remetente. Dessa maneira, você pode manter uma caixa com o nome vendas@seusite.com.br, que irá encaminhar todas as mensagens que receber para outra lista ou grupo definidos. Para tal, basta clicar na opção de Grupos e criar um novo conjunto de destinatários.

Por padrão, apenas os participantes de cada grupo podem enviar mensagens, mesmo isso pode ser alterado. Basta selecionar a opção “Permitir que todos enviem mensagens”. De agora em diante um cliente poderá contatar toda a equipe de vendas a partir de um único e-mail.

Crie avisos personalizados de eventos no Google Calendar

Existe uma variedade grande de maneiras pelas quais o Google Calendar pode lembrar você de determinados compromissos. Os avisos podem chegar até você via e-mail, por meio de pop-ups ou via SMS, diretamente até o seu celular (e não precisa ser um smartphone de última geração). Veja como configurar essas opções que devem lembrá-lo dos compromissos ou te dar aquele toque, 5 minutos antes da reunião começar.

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De dentro do painel de controle do Google Apps – não estou falando do painel de administrador – abra a opção do calendário. Selecione as configurações e os alertas. Você poderá clicar em adicionar um alerta para alterar os tipos de notificação. Procure configurar o primeiro de forma a mandar uma mensagem de email um dia antes do evento. Se quiser, poderá configurar mais outros dois avisos para serem encaminhados ao seu celular poucos minutos antes (pode ser necessário configurar seu aparelho celular para receber essas mensagens), salve as alterações antes de sair.

Mais opções de aplicativos

A união entre o calendário e os aplicativos do Google, como o Docs, formam uma base sobre a qual a comunicação dentro da empresa funciona. Mas existe uma infinidade de aplicativos adicionais, desenvolvidos por terceiros e que podem interagir com sua base de clientes, com o calendário e com outros dados. Entre esses aplicativos encontram-se  ferramentas de CRM, monitores de tempo de resposta e outros recursos.

Uma boa opção para encontrar tais soluções é o Google Apps Marketplace. Lá estão exibidos os programas gratuitos e os pagos para integração no Google Docs. Ao ativar a opção de integração do programa escolhiso, ele automaticamente é distribuído para todos os usuários ligados, diferente do software tradicional, em que é necessária uma instalação isolada para cada usuário.

Google Voice (ainda não disponível para o Brasil)

Esse serviço permite que as pessoas deixem recados em sua caixa de entrada esteja você onde estiver. Uma extensão desse serviços cria um número telefônico exclusivo para você, que faz soar todos os seus números informados.

É muito importante estar ao alcance das pessoas enquanto você está trabalhando. Ao mesmo tempo é chato receber chamadas de estranhos enquanto está ocupado. Uma solução seria desabilitar o encaminhamento de chamadas para determinado celular, mas isso impediria o recebimento inclusive de chamadas que você deseja receber. Uma opção é configurar um aparelho para cada tipo de chamada, sempre de acordo com o número de quem está ligando.

De agora em diante, quando amigos, parentes ou contatos comerciais ligarem para você, serão encaminhados para linhas distintas e você terá melhor e maior controle sobre com quem deseja falar e os contatos indesejados podem ligar para o seu telefone comercial, mas não irão incomodar o seu sono enquanto você está em casa.